Divisão de Secretariado e Expediente
Nível de descrição
Secção
Código de referência
PT/FCT/INIC/DSE
Tipo de título
Formal
Título
Divisão de Secretariado e Expediente
Datas de produção
1930
a
2015
Dimensão e suporte
Documentos textuais: papel, A4
Extensões
20,56 Metros lineares
História administrativa/biográfica/familiar
Com o Decreto-Lei n.º 538/76, de 9 de julho, é criado o Instituto Nacional de Investigação Científica que tem a incumbência de contribuir para a formulação, coordenação e realização da política científica nacional. Entre os serviços de apoio foi criada a Divisão de Expediente e Secretariado (Art. 11.º) à qual competia, nomeadamente, assegurar o secretariado da presidência, o serviço de expediente geral, o serviço de arquivo e também a realização de tarefas de apoio às divisões remanescentes, sempre que solicitadas pela presidência do instituto. Em 1980, o Decreto-Lei n.º 414, de 27 de setembro, introduziu ajustamentos materializando-se estes na criação da Divisão de Secretariado e Expediente (Art. 20.º), passando a mesma, para além dos anteriores deveres, a garantir os serviços de reprografia, a receção e o encaminhamento do público e também o providenciar da manutenção, conservação e assistência técnica das instalações afetas aos serviços centrais.
Localidade
Portugal, Avenida Elias Garcia, n.º 137, Cave, Lisboa: Sede; Avenida Professor Gama Pinto, n.º 2, 1600- 193 Lisboa: Centro de Documentação Científica e Técnica (CDCT)
Funções, ocupações e atividades
A Divisão de Expediente e Secretariado (DES), do Instituto Nacional de Investigação Científica (INIC), sucedeu à Repartição Administrativa, do Instituto de Alta Cultura (IAC) e deu continuidade à tarefa de expediente geral e arquivo. À DES competia assegurar o secretariado da presidência, o serviço de expediente geral, o serviço de arquivo e também as tarefas de apoio às restantes divisões, desde que solicitado pelo presidente. Com a reestruturação do INIC, em 1980, a Divisão de Expediente e Secretariado, passou a designar-se por Divisão de Secretariado e Expediente (DSE), tendo as seguintes competências: assegurar o secretariado da presidência; assegurar a gestão unificada do arquivo, mantendo os processos devidamente organizados e atualizados; assegurar o registo e distribuição pelos serviços de todos os documentos relativos às atividades do Instituto; assegurar o expediente geral; assegurar a execução dos trabalhos de reprografia necessários ao bom funcionamento dos serviços; assegurar os serviços de receção e encaminhamento do público; assegurar a manutenção, conservação e assistência técnica das instalações afetas aos serviços centrais do instituto e por fim assegurar a realização de outras tarefas de apoio aos restantes serviços, desde que decididas pelo presidente.
Estrutura interna/genealogia
A Divisão de Secretariado e Expediente era dependente da Direcção de Serviços Administrativos e Financeiros do INIC.
Âmbito e conteúdo
O INIC tinha um sistema de arquivo centralizado pelo que todo o arquivo produzido pelos serviços centrais estava à guarda da Divisão de Secretariado e Expediente. A DSE era responsável pela guarda física de todo o arquivo e pela atribuição de um número sequencial a todos os processos. Deste arquivo destacamos os processos dos centros de investigação, os processos relativos à cooperação internacional, os processos de investigadores, de cientistas e de funcionários.
Idioma e escrita
Em português (por), contendo documentos em outras línguas, nomeadamente inglês (eng), francês (fra) e espanhol (spa).